Informativa Privacy

L'azienda SimpL S.r.l., con sede a Gallarate (VA), in Via Alessandro Manzoni n. 11, CAP 21013, C.F. e P. IVA 03951480122, nella persona del legale rappresentante pro tempore, quale Titolare del trattamento, ai sensi e per gli effetti degli artt. 13 e 14 del Reg. UE 2016/679, informa gli interessati che il trattamento dei dati personali sarà effettuato in modo lecito, corretto, trasparente e proporzionato.

L'attività aziendale consiste nello sviluppo, produzione e commercializzazione di prodotti e servizi innovativi ad alto valore tecnologico, e in particolare di un ecosistema software gestionale per aziende e utenti finalizzato ad automatizzare e rendere più efficienti i processi di gestione delle attività di vendita, delle relazioni con i clienti e delle informazioni aziendali, anche mediante funzionalità CRM, sistemi di identificazione degli utenti, algoritmi proprietari, strumenti di certificazione e credenziali separate per ciascuna azienda e ciascun utente.

Il Regolamento (UE) 2016/679 in materia di protezione dei dati personali (di seguito, Regolamento UE) e il Decreto Legislativo 30 giugno 2003, n. 196, recante il Codice in materia di protezione dei dati personali (di seguito, Codice Privacy), come modificato dal D.Lgs. 101/2018, riconoscono il diritto alla protezione dei dati personali e ne disciplinano il trattamento nel rispetto dei diritti e delle libertà fondamentali dell'interessato, con particolare riguardo alla riservatezza, all'identità personale e alla sicurezza.

Il Titolare del trattamento dei dati personali è SimpL S.r.l., nella persona del legale rappresentante pro tempore, con sede a Gallarate (VA), in Via Alessandro Manzoni n. 11, CAP 21013, C.F. e P. IVA 03951480122.

L'elenco aggiornato di tutti i Responsabili del trattamento nominati nel tempo è disponibile presso la sede legale del Titolare e sarà fornito previa richiesta scritta nelle forme previste dalla normativa.

Per qualunque domanda o richiesta relativa al trattamento dei dati personali è possibile contattare il Titolare al seguente indirizzo e-mail: privacy@simplsales.ai.

Il trattamento dei dati personali degli interessati avviene nel rispetto dei principi di liceità, correttezza, trasparenza, minimizzazione, esattezza, limitazione della conservazione, integrità e riservatezza, nonché nel rispetto dei diritti riconosciuti dalla normativa applicabile.

Il trattamento dei dati personali degli interessati sarà effettuato:

• per consentire lo sviluppo, la produzione, la commercializzazione, l’erogazione, la manutenzione e il miglioramento di prodotti e servizi innovativi ad alto valore tecnologico, inclusi ecosistemi software gestionali destinati ad aziende e utenti; • per gestire funzionalità software relative a risorse umane, workflow aziendali, gestione delle relazioni con clienti e prospect, CRM, autenticazione degli utenti, attribuzione di credenziali separate, gestione dei profili autorizzativi e controllo degli accessi; • per elaborare dati aziendali e dati conferiti dagli utenti mediante algoritmi proprietari, al fine di generare prospetti, report, riepiloghi, indicatori operativi, verifiche e certificazioni relative alle informazioni presenti nei database analizzati, nei limiti delle finalità contrattuali e delle istruzioni impartite dai clienti titolari del trattamento; • per garantire l’identità degli utenti, la tracciabilità delle operazioni, l’integrità delle informazioni e standard di sicurezza adeguati, anche mediante tecnologie blockchain, sistemi di certificazione, marcature temporali, log tecnici, misure di segregazione logica e strumenti di controllo degli accessi; • per gestire i rapporti con clienti, fornitori, partner, utenti, referenti aziendali e altri interessati, anche per attività di amministrazione, contabilità, fatturazione, assistenza, supporto tecnico, gestione contrattuale e gestione dell’eventuale contenzioso; • per effettuare analisi statistiche, tecniche, aggregate o anonimizzate, ove possibile, finalizzate al miglioramento dei servizi, alla sicurezza dei sistemi, alla prevenzione di abusi, alla verifica delle prestazioni e alla continuità operativa; • per adempiere agli obblighi previsti da leggi, regolamenti, normativa europea, ordini dell’Autorità, obblighi fiscali, contabili, amministrativi, societari e di sicurezza informatica.

I dati personali degli interessati non verranno utilizzati per finalità promozionali o di marketing o per l’invio di newsletter, comunicazioni commerciali o materiale pubblicitario sui servizi offerti da SimpL S.r.l., a meno che l’interessato non vi acconsenta specificatamente attraverso il modulo dei consensi.

Il Titolare potrà utilizzare sistemi automatizzati, algoritmi proprietari, algoritmi di intelligenza artificiale e strumenti di analisi dei dati per finalità tecniche, organizzative, di sicurezza, rendicontazione, certificazione e supporto operativo. Tali trattamenti non sono destinati, di regola, ad assumere decisioni basate unicamente su trattamenti automatizzati che producano effetti giuridici o incidano in modo analogo significativamente sull’interessato ai sensi dell’art. 22 del Reg. UE 2016/679. Qualora specifiche funzionalità del software comportino profilazione o decisioni automatizzate rilevanti ai sensi della normativa applicabile, SimpL S.r.l. provvederà a rendere una specifica informativa, individuare una base giuridica idonea, prevedere garanzie adeguate, inclusa la possibilità di intervento umano significativo, e, ove necessario, effettuare una valutazione d’impatto sulla protezione dei dati.

La base giuridica del trattamento è individuata, a seconda dei casi, nell'esecuzione di misure precontrattuali o contrattuali adottate su richiesta dell'interessato, nell'adempimento di obblighi di legge, nel perseguimento del legittimo interesse del Titolare, nei limiti consentiti dalla normativa applicabile, nonché, ove necessario, nel consenso liberamente prestato dall'interessato ai sensi dell'art. 6 del Reg. UE 2016/679.

Il trattamento dei dati personali sarà effettuato in conformità ai principi previsti dal Regolamento UE 2016/679 e dal Codice Privacy, limitatamente ai dati necessari rispetto alle finalità perseguite.

I dati che potranno essere trattati da SimpL S.r.l. sono:

• dati identificativi e di contatto, quali nome, cognome, indirizzo e-mail, numero di telefono, dati del referente aziendale, dati dell’account, identificativi utente, credenziali, ruoli, profili autorizzativi e informazioni necessarie alla gestione dell’identità digitale nell’ecosistema software; • dati aziendali e gestionali, quali dati relativi a clienti, prospect, fornitori, contatti e comunicazioni commerciali, attività CRM, processi HR, workflow, attività operative, dati amministrativi, documentali e informazioni caricate o elaborate dagli utenti nell’ambito dei servizi richiesti; • dati tecnici, log e dati di sicurezza, quali indirizzi IP, identificativi del dispositivo, timestamp, log di accesso, eventi di autenticazione, registrazioni tecniche delle operazioni, informazioni relative alla sicurezza, al corretto funzionamento dei sistemi, alla prevenzione di accessi non autorizzati e alla continuità operativa; • dati generati dall’utilizzo del software, quali report, prospetti, indicatori, riepiloghi, certificazioni, verifiche o evidenze prodotte dagli algoritmi proprietari e dai sistemi di controllo delle informazioni nei database analizzati; • dati volontariamente forniti dall’interessato mediante moduli, comunicazioni, richieste di assistenza, e-mail, ticket, messaggi o altri canali messi a disposizione da SimpL S.r.l.; • dati eventualmente raccolti tramite servizi o piattaforme di terze parti, ove effettivamente utilizzati e nei limiti delle relative finalità, secondo quanto previsto dalle rispettive informative privacy, dai contratti applicabili e dalla presente documentazione.

Alcuni dati personali trattati per le finalità descritte sono indispensabili per l’instaurazione di un rapporto contrattuale tra SimpL S.r.l. e l’interessato, nonché per la sua esecuzione. In questo caso, il mancato conferimento dei dati non consentirebbe di instaurare il rapporto contrattuale con SimpL S.r.l. né consentirebbe alla stessa società di adempiere agli obblighi previsti dalla legge.

Per le finalità che richiedono il consenso, questo sarà raccolto in modo libero, specifico, informato e inequivocabile mediante apposita manifestazione di volontà. In assenza del consenso richiesto, il relativo trattamento non sarà effettuato.

Il trattamento di tutti i dati acquisiti sarà effettuato anche con strumenti automatizzati per il tempo necessario a conseguire gli scopi per cui sono raccolti e nel rispetto delle disposizioni previste in materia di protezione dei dati personali e, in particolare, delle misure di sicurezza, ai sensi dell’art. 32 del Reg. UE e con l’osservanza di ogni misura cautelativa che ne garantisca la relativa riservatezza e sicurezza.

In ragione dell’impiego di tecnologie avanzate e di intelligenza artificiale, SimpL S.r.l. adotta un approccio di protezione dei dati fin dalla progettazione e per impostazione predefinita. In particolare, ove tecnicamente possibile e coerente con le finalità del trattamento, i dati personali sono conservati off-chain o comunque in ambienti controllati, mentre sulle basi dati esposte sono registrati soltanto riferimenti tecnici, impronte crittografiche, evidenze di integrità o certificazioni non immediatamente identificative. L’eventuale utilizzo di registri distribuiti deve essere valutato preventivamente sotto il profilo della minimizzazione, della limitazione della conservazione, dell’esercizio dei diritti degli interessati, della reversibilità o disaccoppiamento degli identificativi e dell’eventuale necessità di una valutazione d’impatto.

Le credenziali e i profili di accesso sono configurati secondo criteri di separazione per azienda cliente, utente, ruolo e funzione, al fine di ridurre il rischio di accessi non autorizzati, commistione tra ambienti, indebita consultazione di dati appartenenti a soggetti diversi o trattamento eccedente rispetto alle finalità perseguite.

Tali dati sono trattati solo per il conseguimento delle specifiche finalità di volta in volta perseguite; in ogni caso il criterio utilizzato per determinare il periodo di conservazione è improntato al rispetto dei termini consentiti dalle leggi applicabili e dai principi di minimizzazione del trattamento e di razionale gestione degli archivi.

Tutti i dati oggetto della presente informativa saranno trattati e conservati dal Titolare e dai soggetti nominati Responsabili del trattamento, Designati ed Autorizzati, nel rispetto dei principi di proporzionalità, minimizzazione, limitazione della conservazione e sicurezza, per il periodo strettamente necessario al perseguimento delle finalità indicate, per la durata del rapporto contrattuale o dell’utilizzo dei servizi e, successivamente, per il tempo imposto da obblighi di legge o necessario alla tutela dei diritti del Titolare o di terzi.

L'interessato può, in ogni momento, chiedere informazioni sui tempi di conservazione dei dati o esercitare i diritti previsti dalla normativa inviando una richiesta al seguente indirizzo e-mail: privacy@simplsales.ai.

Quando SimpL S.r.l. non avrà più necessità di utilizzare i dati personali, gli stessi saranno rimossi dai sistemi e/o registri e saranno adottate le opportune misure per renderli anonimi, in modo tale da impedire l'identificazione dell'utente, salvo il caso in cui SimpL S.r.l. debba conservarli per adempiere a specifici obblighi normativi.

I dati personali forniti dai clienti sono utilizzati al solo fine di eseguire il servizio o la prestazione richiesta e sono comunicati a terzi nel solo caso in cui ciò sia necessario per eseguire la prestazione o il servizio richiesto.

Possono venire a conoscenza dei dati personali dell’utente:

• dipendenti e/o collaboratori appositamente nominati che sono designati e/o autorizzati al trattamento ai sensi dell’art. 28 del Reg. UE e art. 2-quaterdecies del Codice Privacy in seguito alle modifiche apportate dal D.Lgs. 101/2018; • eventuali soggetti a cui SimpL S.r.l. dovesse affidare delle attività in outsourcing appositamente nominati come responsabili esterni ai sensi degli artt. 28 del Reg. UE o autonomi titolari del trattamento per le finalità individuate nella presente policy; in particolare, si tratta di soggetti che possono appartenere alle seguenti categorie professionali: operatori finanziari, internet provider, società specializzate in servizi IT, corrieri, consulenti in materia giuridica e tributaria.

Un elenco specifico di tutti i soggetti che possono conoscere i dati personali dell’utente è disponibile presso la sede del Titolare del trattamento ed è consultabile a richiesta dell’interessato.

Tutti i trattamenti effettuati da soggetti terzi saranno debitamente autorizzati dal Titolare stesso ed avverranno nel rispetto delle normative in materia di sicurezza e sulla privacy. I dati personali non saranno oggetto di diffusione, salvo qualora richiesto da una norma di legge o di regolamento o dalla normativa comunitaria. In particolare, i dati degli utenti potrebbero essere trasmessi alle forze di polizia e all’Autorità giudiziaria e amministrativa, in conformità alla legge, per l’accertamento e il perseguimento di reati, la prevenzione e la salvaguardia dalle minacce alla pubblica sicurezza, nonché per consentire a SimpL S.r.l. di esercitare o tutelare un diritto proprio o di terzi innanzi alle competenti autorità, nonché per altre ragioni connesse alla tutela dei diritti e delle libertà altrui.

Il Titolare del trattamento può avvalersi, per esigenze tecniche, organizzative, di sviluppo software, sicurezza, hosting, cloud, repository, analytics, AI, automazione, ticketing, gestione documentale, CRM, comunicazioni e collaborazione, di fornitori e servizi di terze parti. Tali soggetti sono selezionati in base alla funzione svolta, alle garanzie offerte, alla localizzazione dei dati, al ruolo privacy assunto e alle misure tecniche e organizzative dichiarate.

• servizi di hosting, infrastruttura cloud, database, storage, backup, sicurezza informatica e monitoraggio tecnico; • strumenti di sviluppo software, repository, ambienti di test, automazione, deployment, logging, gestione di bug, task e project management; • servizi di intelligenza artificiale, elaborazione linguistica, machine learning, analisi dati, automazione operativa e supporto allo sviluppo, ove effettivamente utilizzati; • servizi di CRM, gestione clienti, comunicazioni, ticketing, supporto, produttività aziendale, posta elettronica e collaborazione; • tecnologie blockchain, strumenti di certificazione, asset digitali, servizi di verifica, marcatura, tracciamento o validazione delle informazioni, nei limiti delle finalità indicate e della configurazione tecnica adottata.

Resta inteso che, qualora per esigenze organizzative o tecniche si rendesse necessario avvalersi di ulteriori fornitori stabiliti anche in Paesi non appartenenti allo Spazio Economico Europeo, il relativo trasferimento di dati personali avverrà esclusivamente nel rispetto degli artt. 44 e ss. del Reg. UE 2016/679, e quindi sulla base di una decisione di adeguatezza della Commissione europea ovvero mediante l’adozione di garanzie adeguate, quali clausole contrattuali standard o altri strumenti previsti dalla normativa applicabile.

Il Titolare si riserva la possibilità di utilizzare servizi in cloud e in tal caso i fornitori di servizi saranno selezionati tra coloro che forniscono garanzie adeguate, così come previsto dall’art. 46 del Reg. UE.

Prima dell’attivazione di nuovi fornitori o strumenti tecnologici che comportino trattamenti significativi, trasferimenti verso Paesi terzi, accessi privilegiati, uso di sistemi di intelligenza artificiale, blockchain o elaborazioni automatizzate di dati personali, SimpL S.r.l. effettua una verifica preventiva di conformità, comprensiva, ove necessario, della valutazione del ruolo privacy del fornitore, della stipula di accordi ai sensi dell’art. 28 GDPR, della valutazione dei trasferimenti internazionali, dell’adozione di misure supplementari e dell’eventuale svolgimento di una valutazione d’impatto.

In ogni momento gli interessati possono esercitare i propri diritti nei confronti del Titolare e del Responsabile del trattamento dei dati ai sensi del Capo III (artt. 12-22) del Regolamento. In particolare, l’interessato è titolare dei seguenti diritti:

• diritto di accedere ai dati personali conservati e trattati dall’azienda SimpL S.r.l.: può ottenere la conferma dell’esistenza o meno dei suoi dati personali e, nel caso in cui questi effettivamente esistano, conoscerne il contenuto e ottenerne copia; • diritto di ottenere la rettifica dei dati personali inesatti senza ritardo ingiustificato; • diritto di ottenere l’integrazione dei dati personali incompleti, eventualmente fornendo una dichiarazione integrativa; • diritto di ottenere la cancellazione dei dati personali che lo riguardano senza ingiustificato ritardo in presenza di uno dei motivi indicati dall’art. 17 comma 1 del Reg. UE; • diritto di ottenere la limitazione del trattamento dei suoi dati personali quando ricorre una delle ipotesi previste dall’art. 18 comma 1 del Reg. UE; • diritto di opporsi in qualsiasi momento, per motivi connessi alla sua situazione particolare, al trattamento dei dati personali che lo riguardano secondo quanto previsto dall’art. 6, par. 1, lett. e) o f), compresa la profilazione; • diritto di proporre reclamo al Garante per la Protezione dei Dati Personali, con le modalità individuate dal sito web istituzionale: www.garanteprivacy.it; • diritto alla portabilità del dato nei limiti e nei modi previsti dall’art. 20 del Reg. UE.

I diritti sopra elencati possono essere esercitati inviando una richiesta al seguente indirizzo e-mail: privacy@simplsales.ai.

I diritti sopra indicati possono essere esercitati anche tramite soggetto delegato o da chi agisca a tutela dell’interessato, nei casi e nei limiti previsti dall’art. 2-terdecies del D.Lgs. 196/2003.

L’azienda ha predisposto altre informative privacy ai sensi dell’art. 13 del Reg. UE 2016/679 al fine di garantire una corretta informazione a tutte le categorie di interessati. Tra le varie, sono state adottate:

• una informativa utenti e visitatori del sito web; • una cookies policy; • una informativa clienti con annesso modulo dei consensi; • una informativa destinata ai dipendenti con annesso modulo dei consensi; • una informativa per i partecipanti alla SimpL Challenge.